Dans leur ouvrage Quand les habitants gèrent vraiment leur ville, Tarso Genro et Uribatan de Souza explique le rôle central des coordinateurs dans le dispositif en citant une pédagogue, Maria Eunice de Andrade Araujo, qui décrit trois missions comme coordinatrice de secteur :

1/ Faire le suivi du processus de discussion du budget, dans chaque Secteur du Budget Participatif, sans interférer directement dans les décisions. Le Coordinateur de Secteur veille à ce que le débat démocratique s’instaure, donne les éclaircissements sur les critères qui orientent les choix d’investissements, informe de l’avancée des travaux engagés par le plan d’investissements de l’année précédente et incite à la création de commissions de suivi des travaux.
2/ Avoir une approche globale des actions de la municipalité dans les Secteurs pour contrer la tendance à la fragmentation des structures administratives municipales. Le Coordinateur de Secteur aide à programmer les contacts entre la population et la municipalité par le biais de réunions telles que les forums de service qui traitent de l’entretien et de la maintenance. Petit à petit, il a assumé un rôle allant au-delà des questions du budget. Il est devenu un “centre administratif ambulant”, principalement dans les secteurs où il n’y avait pas, à l’époque, de Centre Administratif constitué.
3/ Etre porteur de certaines valeurs. Le Budget Participatif nécessite une attitude active de coopération et de solidarité. Sans cela, la logique de compétition (“avoir le dessus” à n’importe quel prix) entraîne un processus d’exclusion. Sur le modèle des pratiques solidaires, le Coordinateur de Secteur doit aider les citoyens à négocier.

Cette capacité à faire de la médiation entre les collectifs au sein des forums de secteur permet aux négociations difficiles de se faire dans des conditions respectueuses de tous.